Una delle problematiche riscontrate nella gestione condominiale è la comprensione dei bilanci consuntivo e preventivo da parte dei condomini.
Per questo, credo sia doveroso spiegare cosa siano ed a cosa servano.
Al riguardo bisogna citare l’art. 1130 codice civile, il quale, sancisce che è obbligo dell’amministratore di condominio disporre alla fine di ciascun anno, il conto della sua gestione all’approvazione dell’assemblea dei condomini, che deve essere convocata per l’approvazione entro e non oltre 180 giorni.
In parole semplici, l’amministratore deve alla fine di ciascun anno di gestione presentare all’assemblea un bilancio condominiale, ossia un documento contabile con il quale viene rappresentato ai condomini il rendiconto della gestione da lui svolta (ovvero l'esposizione delle spese sostenute durante il suo mandato elencate e ripartite fra le unità immobiliari); la situazione patrimoniale (crediti e debiti), la situazione di cassa (bilancio entrate ed uscite) e la situazione relativa ai fondi disponibili.
Il rendiconto viene redatto basandosi sui documenti contabili relativi ai crediti, le fatture e le ricevute che giustificano i pagamenti effettuati, oltre all' ESTRATTO CONTO del conto corrente.
Il rendiconto o bilancio, deve essere redatto in modo chiaro per consentivi ai condomini di comprendere la situazione contabile e finanziaria del proprio condominio, potremmo dire che è la carta d’identità dell’amministratore, perché non solo dimostra la sua buona fede ma dimostra anche la sua trasparenza nella gestione contabile del condominio.
Quindi, un buon professionista sarà colui il quale presenterà una contabilità precisa, veritiera, corretta; caratterizzata da chiarezza e semplicità. Su questo punto si è espressa la Suprema Corte dichiarando, che la contabilità tenuta dall’amministratore non deve rispettare le rigorose regole previste per i bilanci delle società, ma è sufficiente che essa sia idonea a rendere intellegibile ai condomini le voci di entrata e di spesa, con le quote di ripartizione.
L’assemblea condominiale, può, in qualsiasi momento nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio. Inoltre, il giudice ha affermato che ogni singolo condomino può, in ogni tempo prendere visione dei documenti giustificativi di spesa ed estrarne copia a proprie spese; rispettando però alcuni limiti: ad esempio che tali richieste non intralcino la gestione condominiale; non devono comportare aumenti di spesa per il condominio e devono essere ispirati ai criteri di correttezza.
Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione. La legge prevede anche che l’amministratore fornisca anche l’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali.
Alla fine di ogni anno l’amministratore convoca l’assemblea per approvare i bilanci da lui redatti. Si procede alla votazione dopo che l’amministratore ha illustrato il contenuto del rendiconto, il quale è approvato se si raggiunge la maggioranza dei condomini intervenuti all’assemblea, che rappresenti un terzo del valore dell’edificio.
VENIAMO ORA ALL'ATTO PRATICO DELLO SVOLGIMENTO DELL'ASSEMBLEA:
L’amministratore presenta di regola, due bilanci: uno CONSUNTIVO ed uno PREVENTIVO.
Con il bilancio CONSUNTIVO si viene a conoscenza di come le somme versate sono state spese, e se sono state sufficienti o meno.
Tale bilancio si compone di più parti:
Uscite: dove i condomini controllano che a tutte le voci di uscite (le spese) corrispondano i relativi giustificati; si presenta con un elenco di voci, es. spese acqua, scale, riscaldamento, spese individuali, polizza assicurativa (ove presente) con accanto l’importo uscito.
Entrate: una tabella dove vengono riportati tutti i nomi dei proprietari e degli inquilini con l’importo (calcolato in base ai millesimi di proprietà) versato a titolo di rata condominiale ordinaria e/o straordinaria. Possiamo semplificare dicendo che sono le entrate del condominio.
Mettendo a confronto le entrate e le uscite, avremo la tabella RIPARTO BILANCIO CONSUNTIVO dove è possibile vedere la differenza tra quanto speso effettivamente e quanto preventivato, suddiviso per voci analitiche di spesa.
Da qui si evince, se c’è un avanzo di cassa per il nuovo anno, quindi un debito del condominio nei confronti dei condomini, che rappresenta quanto è già stato versato in più dai condomini stessi e già a disposizione del condominio.
Infine ma non per importanza, il saldo del conto corrente bancario o postale deve corrispondere all’esatto importo comunicato e riportato in bilancio.
Con il bilancio PREVENTIVO si fa una previsione di spesa per l’anno successivo tenendo presente anche le spese sostenute per l’anno appena concluso.
In sostanza, è un elenco delle voci di spesa previste che saranno sostenute nel corso dell'esercizio, con relativi importi, il cui totale corrisponderà alla somma riscossa durante l'anno di riferimento. Allegato allo stesso il RIPARTO DELLE SPESE E SCADENZARIO RATE dove si vede quanto spetta ad ognuno di pagare, (sulla base delle tabelle millesimali) e quanto già è stato pagato. In pratica, è una tabella dove accanto ad ogni nominativo ci sarà l'importo da versare, con le relative date delle scadenze delle rate condominiali.
Concludo, ribadendo che più il bilancio sarà dettagliato e semplice più sarà possibile controllarlo; e quindi maggiore sarà la trasparenza ed il buon operato dell'amministratore. Attraverso il rendiconto i condomini controllano il proprio amministratore, istaurando così negli anni, un sempre maggiore rapporto di fiducia con lui.